为规范山东卫生人力资源管理协会(以下简称“本会”)学术会议管理，提高学术会议质量，推动本会事业的可持续发展，制定本办法。

第一章 总 则

第一条  贯彻为医学科技工作者服务、为人民健康服务、为社会主义现代化建设服务的方针，使学术会议成为医疗从业人员开展学术研究、探讨重大问题和自由发表观点的阵地。

第二条  树立本会的学术权威性和良好的社会形象，创新性地开展学术活动，成为党和政府联系团结广大医学科技工作者的桥梁和纽带。

第三条  加强国际、国内学术交流，积极承办国际、国内和地区性高水平会议，开展国内外学术团体的合作。倡导和支持专业委员会发挥整体优势举办学术年会或多学科联合举办学术会议。积极组织和安排以中青年为主的学术会议，为发现人才、培养人才创造条件。

第二章 学术会议的管理和分类

第四条  本会学术会议分为一类学术会议、二类学术会议和三类学术会议：

一类学术会议：本会和专业委员会承办或协办的国际、全国、地区性及港澳台地区学术会议；专业委员会成立或换届改选的学术会议（年会）；多学科联合召开的学术会议以及与企业联合举办的学术活动；围绕卫生工作重点和管理工作热点、难点举办的学术会议；上级部门委托召开的学术会议等。

二类学术会议：专业委员会举办的专题学术研讨会、中青年会议、培训班等。

三类学术会议：专业委员会工作会议，专业委员会所属学组举办的巡讲、座谈会等。

第三章  学术会议的申报和审批程序

第五条 专业委员会计划召开的学术会议须报协会审批。

第六条 专业委员会学术会议计划（含各学组）须经主委、副主委会议审议。跨学科、跨学会的综合性学术会议可优先上报。

第七条 特殊情况下确需临时增加的学术会议，可采用一会一报的方式，提出申请并写出书面理由报本会，经批准后方可举办。

第八条  凡经上述程序批准的学术会议，均可以本会或本会专业委员会的名义举办。规范会议名称格式为：山东卫生人力资源管理协会+第X次+专业名称+学术会议、山东卫生人力资源管理协会+XX年+专业名称+学术会议；山东卫生人力资源管理协会+专业名称+专题研讨会、山东卫生人力资源管理协会+专业名称+中青年学术会议等。

第九条  未经上述程序批准的学术会议，学术会议名称中一律不得冠以山东卫生人力资源管理协会或山东卫生人力资源管理协会专业委员会，也不得以上述名义组织召开学术会议。

第四章 学术会议的组织分工

第十条  一类学术会议由本会与相关专业委员会共同举办。协会负责会务筹备、组织和现场协调工作。专业委员会负责学术内容的策划、筹备和组织工作。

第十一条  二类学术会议一般由专业委员会举办，协会对会议的质量和会务组织情况进行检查和评估。根据学科发展情况和专业委员会的建议，本会可选择部分二类学术会议作为重点会议，由本会与相关专业委员会共同举办。三类学术会议一般由专业委员会与所属学组共同举办。

第十二条  学术会议召开的时间、地点、规模，由协会与专业委员会协商确定。

第十三条  一类学术会议举办前协会要专门召集专业委员会主任委员、秘书及2-3名副主任委员召开筹备会议，成立学术委员会、组织委员会、秘书处等，部署任务、明确责任、合理分工。

第十四条  各类学术会议会务工作人员数量一般按参会代表总数的6-8%配备，代表数300人以上配备比例适当下调。

第十五条  学术会议可同时接受企业、科研院所等单位进行产品展示、成果展览等活动。

第五章 学术会议的承办

第十六条  根据会议实际需要，可委托会议服务供应商承担部分会务工作。不得将学术会议整体委托或承包给个人、企业或会议服务机构。

第十七条  在各单位召开的学术会议原则上以各单位的名义协助承办。

第六章 学术会议的质量管理

第十八条  学术会议的选题要以医疗发展中亟待解决的重大问题和医改热点、难点问题为中心。

第十九条  贯彻“双百”方针，发扬学术民主，提倡不同学术观点平等讨论。采用专题报告与座谈相结合、交流与讨论相结合、现场讨论与重点议题深入探讨相结合等多种形式，并充分利用现代化声像设备。应有计划的安排以中青年为主的学术会议，发现和培养人才，为他们在学术上施展才华、脱颖而出提供平台。

第二十条  坚持厉行节约、勤俭办会原则，讲求社会效益和经济效益相统一，保证学术会议的质量和效果；简化会议开幕式和闭幕式。

第二十一条  本会负责颁发学术会议优秀论文证书和比赛获奖证书，专业委员会需在会议举办前到协会备案。

第二十二条  以本会名义举办的学术会议征文通知和会议正式通知须经协会审核。

第二十三条  征集学术会议论文的通知，发至各有关单位及本专业委员会全体委员。会议论文寄送至各专业委员会秘书所在单位，由专业委员会负责评审筛选。

第二十四条  收到论文后，专业委员会要组织本专业委员会专家认真审阅，将入选论文汇集成册，汇编要经过编辑加工，细致校对，严格控制差错率，汇编封面要统一格式。

第七章 学术会议的经费管理

第二十五条 经费的管理使用:

（一）坚持经营协会的观念，适应市场经济的发展，实行学术活动的收入制度。凡以本会名义举办的各类学术活动，由本会管理，收费必须使用国家规定的专用发票。

（二）经费收入和支出必须严格执行国家和学会的财务制度，遵守财经纪律，按照批准的会议预算和开支范围、开支标准办理各项支出，本着勤俭节约、保证质量的原则，合理安排使用经费。

（三） 除师资费、劳务费外，学术会议实行综合定额标准，分项核定、总额控制。综合定额标准参照《中央和国家机关会议费管理办法》《山东省省直机关培训费管理办法》执行，各项费用之间可以调剂使用。

（四）会议经费收入来源：

1.代表注册费（根据本会学术会议规模、会期及会议预算按照300-1000元/人收取）；

2.有关单位结合学术会议展示产品交纳的咨询服务费；

3.其他合法来源。

（五）会议经费支出项目包括：

1.专家审稿费及会前筹备费；

2.会议期间特邀专家及会务人员住宿费、代表及其他与会人员餐费、会场费、展厅费及其他费用。餐费需开具普通发票，住宿费和租赁费开具增值税专用发票；

3.设备租赁费（LED屏幕、电脑、打印机、投影仪等）；

4.会议用车租赁费；

5.特邀讲课、手术、主持、评审等专家往返交通费及劳务费用等（专家交通费必须在协会账面报销，不得从会务公司报销）;

6.会议有关人员加班劳务费；

7.会议工作人员交通费；

8.论文汇编、会议指南、背景板、易拉宝、代表证、餐券等印刷制作费；

9.文具、通讯、邮寄、信封、印刷通知、学分证书、照相等与会议有关办公费用；

10.会议收费的各种税费；

11.其他与会议有关的费用支出。

第二十六条 学术会议的大额费用支出(会议举办场地及车辆租赁等)，需与服务提供方签订合同，明确具体收费内容和收费标准；

第二十七条 会议收入要本着勤俭办会、以会养会、应有结余的原则统一使用。结余部分主要用于支持协会和专业委员会日常工作和需要扶持的其他学术、继教和科普推广活动。

第二十八条 按照国家财务管理规定，各分支机构的收支应由财务统一管理。

第二十九条  会议结束后30日内，各分支机构应根据财务管理办法及报销有关规定，持会议通知、会议签到表（原件）、会议现场照片等材料，由经办人填写报销单据，专业委员会主任委员、秘书签字，协会财务负责人、秘书长、会长审核签字后，方能至财务部门报销。

第三十条 本会将对会议经费收支情况进行定期检查，并接受上级部门的审计和监督。

第八章 学术会议的档案管理

第三十一条  学术会议结束后要认真做好总结，写出会议纪要。会议总结要突出以下内容：

（一）学术上有哪些突破与进展，解决了哪些问题，提出了哪些新的观点与见解，今后的研究方向与研究重点及重要建议等。

（二）从会议的筹备到召开，包括选题、征文、审稿、日程安排及会务工作各个环节的经验和教训等。

第三十二条  对于专业委员会举办的学术会议的效果，本会应依据会议相关资料，并按照有关规定组织现场调查或意见反馈，评价学术会议效果。

第九章 附则

第三十三条  本会组织的学术会议严禁安排旅游等活动。

第三十四条  本规定经第四届常务理事会第一次会议审议通过后生效。

第三十五条  本规定解释权归山东卫生人力资源管理协会。